タスク管理、スケジュール管理で重要となってくるのは時間の管理です。
毎日、あっというまに一日が終わってしまって、
やろうとしていたことに、手をつけていなかったり、
手を付けていても、計画通りに終わらなかったりすることがないでしょうか？
簡単に終わるだろうと思っていた家事や、日々の雑事に追われて、
自分がやりたいと思っていたことができずに
毎日を過ごしてはいないでしょうか？
時間管理を制する者は、タスク・スケジュール管理を制します。
当たり前のことかもしれませんが
時間を適切に管理することができる人は、
タスクとスケジュールを、適切に管理することができます。
それゆえ時間の管理にまつわるワークは今すぐやる会で取り扱う、
テキスト、サブテキストに多く取り上げられているのです。
今回この記事で取り上げるのは、時間管理の第一歩として
日頃のルーチンタスクと
一日のスケジュールを記録してもらうワークです
やってもらうことは簡単で、平日のある一日を1時間ごとに記録してもらいます。
たとえば
7:00～8：00 起床、朝食、会社へ出る準備
8：00～9：00 通勤
9：00～10：00仕事
といった具合です。
毎日どういったことに時間を使っているのか？
一日のスケジュールを見返してどこなら時間が作れるのか？
すきま時間はないか？すきま時間でやれるタスクはないか？
そういったことを考えてもらうためのワークです。
参加者にやってもらうと、
時間がない時間がないと言いながら
実はこんなところに時間があった。
ネットをついついやってしまって時間を空費してしまっている、
仕事中にも暇な時間があってやれることはある。
食事や家事などに時間を結構割いている。
意外と仕事をしている時間は少なくて
仕事に取り掛かるまでの時間が長い
などいろいろと気が付くことが多いようです。
これとは別にもう一つ
毎日取り組むであろう必要なルーチンタスクの時間をはかってもらいます。
時間をはかってもらう前に、
そのタスクを終えるのにかかる時間も見積もってもらいます。
そのタスクを終えるのにかかる時間も見積もってもらいます。
たとえば
皿洗い 見積もり10分 実際20分
通勤時間 見積もり60分 実際60分
仕事へ行く準備 見積もり10分 実際20分
メールの整理 見積もり20分 実際30分
夕食の準備 見積もり20分 実際40分
タスク管理、スケジュール管理の苦手な人は時間の見積もりが上手ではありません。
大抵見積もりが甘くなってしまいがちです。
タスク管理ならば仕事量を多く見積もってしまって予定通りに終わらなかったり
スケジュール管理では待ち合わせや出勤などの
移動時間や準備する時間を甘く見積もって遅れてしまったり。
移動時間や準備する時間を甘く見積もって遅れてしまったり。
こうした時間管理の甘さを、自覚し、改善してもらうためのワークです。
実際に参加者にやってもらうと、たいていの方が見積もりが甘くなりがちです。
見積もった時間以上にタスクに時間を取られていることがわかります。
実際にかかる時間がわかると、適切な時間を見積もれるようになり
立てた計画が適切に実行できるようになります。
私はやってみて、こんなことを考えるようになりました。
どの時間に、どのタスクを割こうか？
この時間なら、これくらいのことはできそうだな。
まとまった文章を書くなら、夕食後の2，3時間といった
まとまった時間がないとだめだけど
まとまった時間がないとだめだけど
勉強会の記録ノートの打ち込みだったら、隙間の時間でもできるな
家事に意外と時間を取られているから、
あまり帰宅してから無理にタスクは詰め込めないな。
あまり帰宅してから無理にタスクは詰め込めないな。
消化できるタスクに見直そう。といった具合です。
なんとなくこれくらいならタスクの消化ができるだろう
と考えていて計画を立てると、大抵計画通りに消化できないのです。
具体的な時間と、タスク処理にかかる時間がわかると、
以前に建てていたようにたくさんのタスクを消化する計画は立てられませんが
タスクの消化率は以前とは格段に変わりました。
適切な時間管理のためには
自分が普段どんな風に時間を見立て、
時間を使うのかを正しく知ってもらうことがとても大事なのです。
