やることリストをつかってタスクの優先順位を付けてみよう

タスク管理で大事なことは、タスクの優先順位をつけることです。

ノートを使ってタスクは書き出したは良いけれど

沢山のタスクを目の当たりにして途方に暮れてしまう人も多いのではないのでしょうか

こんなにやることがあって・・・と思って

タスクに手を付けることすらおっくうになってしまうと思います。

わかります。私もそうです。

 

さて、今回紹介するワークはタスクに優先順位を付けるワークです。

まず思い付くタスクを全て書きだして貰います。

そして、書きだした全てのタスクにABCの順番で優先度を付けて貰います。

ABCの判断基準は以下の通り

 

Aタスク

最も重要性が高いタスク。

短期間（今日、明日中～1週間程度）で終えなければならないもの

Bタスク

長期的に終わらせれば良い、それほど重要では無いタスク。

一部分はすぐに終わらせなければならないが、そのほかの部分は時間をかけてもいいタスクのこと

Cタスク

最も重要度が低いタスク。

魅力的で簡単だがAやBほど重要ではないもの

 

あくまでも上記の基準は参考程度でやって貰います。

個人によって短期間とする基準も違ってきますし

タスクの種類や量によっても優先順位が違ってきます。

目的はタスクの優先順位をつけてタスク処理を効率よくやることなので

結果としてタスク処理が上手く行くように

優先順位の付け方も試行錯誤することが必要です。

こればかりはやりながら考えていくしかありません。

 

ここでよく間違えてしまうのはタスクとスケジュールを混同して

スケジュールを書いてしまうことです。

では、スケジュールとタスクの違いは？

スケジュールはその時間になると自動的に流れてしまうものになります。

タスクは実際に行う行動になります。

例えば「午前10時に会議に出席する」

ならばスケジュールですが

「会議に出席するために会議室に行く」ならばタスクになります。

 

失敗する例として良くあるのが

①やることリストは書くのだけどリストを見ない

②リストは書くし、見るのだけど、リストを実行しない

ということです。

①に関しては、やることリストを書いたノートは

保管場所を決めると使うのに上手く行きます

まくらの隣に置いて朝起きたら必ず見るとか

鞄の中に入れて通勤途中に必ず開くとか

保管場所を決めるのとと同時に、

毎日必ずやるルーチンワークとセットで見るようにすると上手く行きます。

 

②に関しては、実際にリストを書いて、実行するというのはとても難しい課題です。

スケジュール管理タスク管理が苦手な方は定着するのに時間がかかります。

この記事を書いている私も、未だに気を抜くとリストを見なかったり、

リストを書き込みすぎて実行できなかったりすることがあります。

いきなり完璧にやるのはまず無理だと思って下さい。

完璧にやることよりも、リストを使いながら

タスク管理をする感覚をつかみ、どうやったらタスク管理が上手く行くのか？

ということを念頭に置いて試行錯誤してみることが大事です。

 

タスクをこなせなくても

毎週その週のタスクを洗い出す作業をするだけでも大分違ってきます。

何とかこれが終わったら嬉しいなぁと思うことを書き出すだけでも

具体的な目標が目に見え、自分の課題や望みが意識されていきます。

大きくても小さくても目標を設定することは次への行動へ繋がっていきます。

 

参加者の中から

何をタスクとして書き出せば良いのか解らないという質問がありました。

食事を作ったり、毎日の家事だったり、

会社へ行くことだったりということはタスクとして書きだした方が良いのか？

こうしたものは、いわゆる「ルーチンタスク」というものになります。

例えば、朝起きて顔を洗う、会社に行く、食事を作る、風呂に入る、運動をする、子供の送り迎え、等々

その人の毎日の生活で必ずやることです。

このルーチンタスクの処理に関してはまた別の記事で紹介します。

 

あくまでも、このワークのコンセプトは

やんなきゃなぁと思いながらも先延ばしになってしまっていること。

特にやらないとマズくて切羽詰まっていること

放っておくと問題になってしまうもの

を書き出すことが目的です。

例えば〆切の近い試験勉強、

生活がかかっている就職活動、

提出期限の迫った卒論・修論執筆、

歯が痛いけど歯医者に行けていない等々

私がこのワークを実際にやった感想なんですけど、まずタスクが可視化されるので、自分がやるべき課題が見えます。何となくで思っていたことを書き出し優先順位をつけることでより具体的にどうタスクを処理しようか？と考えることができます。
そうして、タスクが見えるのはいいのですが、はじめた当初はタスクの量があまりに多すぎて途方に暮れてしまい、タスクは書き出すし、見直しもするのだけどほとんどやらないという状態が続きました。
決まりではAタスクから処理しなければいけないのですが、実際には本丸のAタスクは手つかずで、毎日Aタスクにしたことをやらないと・・・と心の片隅で思いながらも、やらないで一日が終わってしまうということが続きます。
あとから思い返してみれば、AタスクではないものをAタスクに持ってきてダミーのAタスクを作ることで、本丸のAタスクから逃れるということもやったりしていました。ABCの優先順位も時々見直す必要があるなと痛感しました。
流石にこのままではまずいと思ってタスクの量がそもそも達成不可能なのではないか？とタスクの見直しに取り組みました。
書き出して、実行しようと思っても実行できない時にはタスクの中身や量に問題があるということも解るのがこのワークのいいところだと思います。
見直しができるようになると、全てではありませんが段々とタスクが処理できるようになりました。今でも手がちゃんと付けられないタスクがありますけどね。

また、完璧にタスクをこなさなければ意味がない！という変に完璧主義な自動思考も足を引っ張っていたのだなと思います。
この点は今でも気を抜くと出てしまいますが。問題のある自動志向の処理に関してはまた別の機会に紹介します。

 

参加者の中からも、タスクを書いて見たが実行できない、
どうやってタスクを手に付ければ良いか解らない

と言った質問もありました

そうした悩みにはタスクの細分化が必要になってきます

先延ばしにして、手に着かないタスクほど細かくタスクを分割していくのです。

 

タスクの細分化に関してはまた別の記事で詳しくご紹介したいと考えています。

昨日今すぐやる会のスクーリングで取り扱いましたので

スクーリングの様子も紹介しながら書ければと思います。