今すぐやる会では最初にカレンダーを使ったスケジュール管理と
ノートを使ったタスク管理を覚えてもらいます。
会ではカレンダーとノートの使い方を試行錯誤してもらって
最終的には自分に合った使い方をみつけてもらうのですが
具体的に使い方がピンと来ないという声がありましたので
今回の記事では参考までに私、大杉と主催者の尾谷のカレンダーとノートの使い方を紹介します。
まず私（大杉）の使い方から。
カレンダーに関しては１カ月が見開きになっている、オーソドックスな紙の手帳を使っています。
ここには１カ月の簡単な予定を入れています。
３日友人と遊びに行く、
５日勉強会に参加する
９～１２日金沢に旅行に行く
といった具合。使い方もオーソドックスです。
ノートに関しては
B5の普通の大学ノートを使っています。
タスクに関することはすべてこのノートに集約しています。
よく書くことが多いのは、毎日の一日ごとの細かい予定の記入です。
8:00起床
9:00出勤
6:00退勤
7:00帰宅
7:00~8:00夕食を作り、食べる、片付け
8:00~11:00タスク処理
勉強会のレポート作成1コマ
小説を書く1コマ
資格試験の勉強1コマ
11:00~11:30風呂
12:00就寝
といったことを前日に書いて、朝起きたら見直すようにしている。
ちょっとした隙間時間にも見直して、１日のタスクを常に意識しています。
余裕があるときは、１日の終わりに、その日を振り返ってフィードバックを簡単に書いたりしています。
このほかには、この一週間で、もしくは一ヶ月でやっておきたいタスクを羅列的に書き出してみたり、
時々タスク整理の為にマインドマップを書いてみたり、
今すぐやる会のブログのネタや、勉強会のメモ、勤務先の仕事のメモなどなど。
おそらくタスクにかかわりのあることはすべて自由に記入できるようにしています。
現在の使い方になるまでは試行錯誤もあり3か月ほどかかりました。
やってみて感じるのは、とにかく頭の中でもやもやとあるタスクを
羅列的に自由に書き出すだけで十分に効果があるということ。
書き出しただけでも達成感があって、その達成感がタスク処理へのモチベーションになる。
また、書き出すことで思考が整理されるので、次にやることが明確になってくる。
やることが明確になると、これもモチベーションの上昇につながっている。
ただ、今現在でも書いたり、読み返したりすることはルーチン化に成功しているのですが
結局は書いても読んでもやらないということがしばしばあります。
タスクの設定がつい、欲張ってしまい、消化しきれない量を設定してしまうこともしばしば。
この辺りは、時間の見積もりが甘いという課題があります。
また、タスクが単純すぎて細分化がまだできていないなと気が付くこともあります。
「小説を書く」というタスクを書き出しても実際には書かないことが多いのですが、
「キャラ設定の履歴書を2枚書き出す」とか、「25分間書く」など
ただ「書く」とするよりも、具体的にどう書くのか、どれだけ細かく作業を分けてタスクかできるかで、
実際のタスク消化量が違ってくることに気が付きます。
カレンダーとノートをそれぞれ一冊に集約しているというのは効果が大きいと思います。
常に持ち歩いていれば、忘れることがありません。
仕事のことでも、スケジュールのことでも気になったとき、必要になったときに開くことができます。
このお陰で何度も仕事では助けられました。仕事の手順などを忘れてしまうことがよくあって、そのたびに怒られていたのですが
説明をされたその時に、ノートに書く癖をつけていたおかげで、
忘れてしまった事でもノートを見返して仕事することができました。
私は紙のカレンダーとノートを使っていますが紙媒体の利点というのがあると思います。
それは、手を使って書くということ。
手を使って書き出すということで自分でも思った以上に記憶に残ります。
時々、ノートやカレンダーを持ち歩くのを忘れてしまうことがあったりすのですが（笑）
忘れた時でも書いていることは大体覚えていたりします。これは面白い発見でした。
タスクについて考えている時でも、色々書きだすことで、より考えが深まる感じがします。
白いノートに自由に書き込めるというのも大きいと思います。
次に尾谷のカレンダーとノートの使い方を紹介します。
カレンダーはグーグルカレンダーを活用しています。
ノートはエバーノートを活用しています。
１日の最初にカレンダーとノートを見るというタスクを入れています。
紙のノートも使っていますが切り取りができるものにして
書き出したらすぐにスキャンしてエバーノートに取り込んで電子化しています。
仕事でワークショップを複数同時にやっているので
進度や参加者の氏名などを忘れないよう、エバーノートに記録しています。
出張ワークショップが多いので、電車の乗り換え、
飛行機の乗り換え方法などもエバーノートに記録しています。
複数の場所から仕事の連絡が入ると忘れてしまいがちです。
尾谷のところには通常、メールで仕事の依頼が来るのですが、
時々フェイスブックのメッセージで仕事の依頼が来る時があり、
このときに忘れてしまうことが多いのです。
できる限り、タスク関係の情報は一元化し
いつでも見直すことができるようにしておいた方が良いです。
自分に合ったと思い、実際に管理がうまくやれるのならばどれでもいいのです。
しかし重要なのはカレンダーとノートはそれぞれ１つに集約すること
2つとも常に持ち運びができ、常に見返すことができることです。
一つにしておかないとあちこちに分散してしまって管理が面倒ですし、
大抵、忘れてしまいます。
常に持ち運びするのは、スケジュールやタスクが決まったその瞬間に書き込めるようにするためです。
後で書こうと思って忘れてしまう危険性を防ぐためです。
常に見返して確認ができるようにするのも大事なことです。
