5月のやるCafeは
「何から手をつけて良いかわからない人へ〜タスクの優先順位のつけ方〜」
をテーマだった。
何から手をつけて良いかわからない問題はタスク管理でよくある話だ。
ただしこの問題２種類ある
①やることはわかっているがタスクの数が多く迷って手につかない
②やりたいことはあるが、やり方がわからないので手につかない
今回は①がテーマだ
①の場合はタスクの数が多くあれもこれもと思っていて思っているうちに
逃避行動に走り時間が過ぎてしまう
なので優先順位をつけて順番通りにやる。
①と②が混同している場合があって
今回の参加者もほとんど①と②が混同していた。
優先順位は７つの習慣で有名な
優先度と緊急度でタスクの優先順位を決める４分類表で
タスクを振り分けてもらった。
この分類法でまず問題になる点は
タスクの分類はできるのだが実際に運用するとABCDの順番でタスクが回せなくなることだ。
特に重要度の見積もりを誤ること。
どうでも良いタスクを重要だと思ってAタスクに組み込んでしまうことだ。
仲間内ではダミータスクと呼んだりしている。
本当は重要でやるべきことは別にあるのだが
心理的なものだったりやり方がわからなかったりして気が重くなると
タスクから逃避するために本来重要でないことを重要と見積もる
そのようにしてAタスクを増やしやっているうちに1日が終わってしまう。
自分にとって重要なことはなんだろうか？としっかりと軸を決めておかないと
重要度の認知がブレてしまう。
そしてこの優先順位分類で重要なのはBタスクだ。
重要だが緊急度が低いタスク。
この手のタスクは資格試験の勉強だったり受験だったり
人生においては重要だけどすぐに結果がでにくく
そして手がつきにくいタスクだ。
このタスクはプロジェクトの形で書き出されるのでプロジェクトをタスクに分割する必要がある。
最後に参加者にはプロジェクトの形で書き出されたものは別にピックアップしてもらって
タスクに分割してもらった。
やってもらって気がついたのは
タスクをプロジェクトレベルで書き出してしまうので
タスクレベルに分割することが多いということだった。
